לעליה ביעילות של עיסוק מסוים אני מציע לכם לרכז עניינים קטנים דומים ליחידות גדולות.

למשל, רבים מכם עונים על מכתבים בדוא"ל מיד לאחר קבלתם, כמה עשרות פעמים ביום. למטרת ייעול יש טעם לקבל דואר ולענות עליו פעמיים – שלוש ביום, והכי טוב פעם אחת.

במקום שבמהלך יום העבודה תעשו כמה שיחות טלפון – תעשו את כולן באותו זמן שיוגדר מראש (לפחות את אותן השיחות שאפשר לדחות בקלות).

ויש אנשים שיכולים חמש פעמים ביום להתחיל לבנות תכנית לשנה הבאה או לערוך מאזן.

גם דברים רבים אחרים (אם כי לא כולם), שאתם עושים כמה פעמים ביום אפשר וצריך לאחד. התוצאה מתקבלת על חשבון הקטנת כמות המעברים בין העיסוקים השונים, היות ולביצוע מעברים אלו נדרש לחשיבה שלנו זמן. לחשיבה שלנו יש נוהג, שלא רק מזיק אלא גם מועיל – האפשרות להתרכז למשך פרק זמן מסוים במשהו אחד.

בנוסף נדרש זמן במעבר מעיסוק אחד למשנהו לביצוע פעולות מכינות (הדלקת המחשב, טעינת התוכנות הנחוצות וכו' – פעם אחת או עשר פעמים). באמצעות ייעול מיומן ניתן לחסוך כ- 10% ויותר מזמן העבודה (אם זה משתלם עבורכם).


תרכזו את העיסוקים הקטנים ליחידות גדולות.