כבר בהתחלה עליכם להבין את הדבר הבא: כדי לתכנן זמן נדרש זמן גם כן.

תתחילו כל יום עבודה מתכנון העבודה השוטפת. כאשר אתם מכינים את תכנית העבודה היומית, התכנון חייב להיות בכתב. תכנית בכתב – כלי הניווט והבקרה שלכם עבור כל יום נתון. ברגע שהבעיה נפתרה, אתם יכולים לצייר מול התיאור שלה "V" שמן. אתם תראו כמה מוטיבציה זה מוסיף.

תוכלו באופן קבוע לראות איך במהלך היום המטרות אשר הצבתם לעצמכם מושגות. יתרה מזאת, ע"י שימוש בתכנון בכתב אתם מונעים את הסיכון לכך, שתשכחו לבצע מטלה חשובה כלשהי.

יכול מאוד להיות שתוכלו לבצע לא את כל המטלות המוצבות במשך היום. במקרה כזה חשוב להעביר את המטלות לתכנית של יום למחרת. בצורה כזאת תלמדו להעריך טוב יותר את היעילות שלכם. כמו כן, התכנון יהווה כלי יותר ויותר חשוב לתמיכה ביעילות שלכם.


מה חשוב לקחת בחשבון:

• אל תתנו לאחרים להפריע לכם!
כאשר אתם עסוקים בביצוע של מטלה חשובה, תשתדלו להפטר מגורמים מפריעים. תנתקו את הטלפון, תסגרו את הדלתות ותפסיקו להתכתב באימייל. בצורה כזאת תוכלו להתרכז במטלה שלכם. אם יוציאו אתכם מהריכוז כל הזמן, אתם תצטרכו אנרגיה נוספת כדי לחזור ולעסוק במטלה.


• טלפון
גם לכם זה קורה? כאשר אתם מתקשרים למישהו, והוא "בדיוק יצא מהמשרד", "הלך לאיזשהו מקום", "בישיבה" וכדומה. במצב כזה הדבר הכי טוב לעשות זה לשאול את המזכירה, מתי יהיה אפשר ליצור איתו קשר. אם אתם משאירים עבורו הודעה, אתם חייבים לציין בה מתי אפשר ליצור קשר איתכם. אם הדבר לא יהיה אפשרי, עדיף להודיע על כך מראש.


• תזכורות
תנסחו את ההודעות שלכם בצורה קצרה יותר – כך תוכלו לחסוך את הזמן אותו הייתם מבזבזים על כתיבת משפט ארוך, וכן את זמנם של אלה אשר ההודעות מיועדות להם. כמו כן, בצורה כזאת אתם תעלו את הסבירות לכך שההודעה שלכם תיקרא.


• עבודה עם בקשות כתובות
במידה והטופס מאפשר זאת, תענו על אותו הדף. אפשר לכתוב על השוליים, או במידת הצורך תעשו העתק ותשלחו את המסמך בחזרה. כך אתם תענו על הבקשה בלי הוצאות גדולות, והמבקש יראה את השאלה ואת התשובה על אותו הדף, דבר אשר מקל רבות על ניהול הדואר הנכנס. אל תסתכנו במרדף אחר שכלולים מיותרים! כיום, כאשר יש כל כך הרבה טכנולוגיות ארגון בהן משתמשים במקומות העבודה, המון זמן מושקע בהכנת מסמכים מיותרים לחלוטין, בזמן שהרבה יותר קל פשוט לכתוב כמה הערות על השוליים.


• תלמדו להגיד "לא"
אם אתם מסוגלים לעשות זאת, אתם תצטרכו לקיים הרבה פחות הבטחות ולמצוא הרבה פחות פשרות. בצורה כזאת תוכלו להימנע מעומס יתר ולהתרכז במטלות שלכם.


• ארגון הדואר הנכנס
יש להחליט כבר בהתחלה,
1) האם אתם באופן אישי תטפלו בדואר
2) האם מישהו אחר יטפל בדואר (יש להגדיר אדם ספציפי לכך)
3) האם הדואר הנכנס יונח בצד או
4) שפשוט יזרקו אותו. אם ההשתתפות שלכם בטיפול בדואר הינה הכרחית, תטפלו בו מיד בעת קבלתו. יש לעבור על המסמכים פעם אחת בלבד.


• תכנון פגישות.
כאשר אתם מנסים לקבע פגישה, תשתדלו לתכנן גם את שעת הסיום שלה. רק בצורה כזאת תוכלו להגיע בזמן לכל הפגישות שלכם. פשוט תעברו על התכנית היומית שלכם ותסמנו את הזמן אשר פנוי לפגישה. באופן כזה לא תצטרכו לגרום לשותף שלכם לחכות לכם.

• תמצאו את המהירות האופטימאלית שלכם.
אתם תרוויחו המון זמן, אם לא תצטרכו לסיים בלחץ מטלה אשר הייתם רוצים להקדיש לה יותר זמן, או לגרור עבודה אותה למעשה כבר סיימתם. תדמיינו רץ מרתון. קל להבין, שאם בהתחלה הוא ירוץ מהר, אז אחרי זמן מה המהירות שלו תרד, ולקראת קו הסיום התוצאות שלו יהיו על הפנים. הסוד הינו פשוט: יש לייעד בצורה הנכונה את המשאבים שלכם.